Korzyści i wyzwania związane z obsługą informatyczną firm
Korzyści i wyzwania związane z obsługą informatyczną firm
Outsourcing obsługi informatycznej firm ma wiele zalet. Są też pewne wyzwania. Wyzwania te obejmują okres przejściowy i koszty. Jeśli rozważasz outsourcing swojego działu IT, musisz znać fakty. Ten artykuł pomoże Ci podjąć właściwą decyzję dla Twojej firmy. Przedstawiono w nim również kilka wskazówek, które mogą pomóc w rozpoczęciu pracy.
Korzyści
Outsourcing może być świetnym sposobem na utrzymanie firmy na bieżąco z technologią, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami. Infrastruktura IT jest kluczowym elementem nowoczesnego przedsiębiorstwa, ale nie wszystkie firmy mają niezbędne zasoby, aby utrzymać dedykowany personel IT lub inwestować w technologię. Outsourcing może wypełnić te luki i dać małym i średnim firmom wiedzę informatyczną, której potrzebują, aby konkurować na konkurencyjnym rynku.
Outsourcing zmniejsza koszty zatrudnienia i pozwala skupić się na podstawowych kompetencjach. Zamiast poświęcać czas na rekrutację i szkolenia, można skupić się na najbardziej wydajnych pracownikach. Rezultatem jest wyższy poziom produktywności Twojej firmy. Outsourcing zwiększa również Twoją elastyczność. Outsourcing pozwala na łatwą zmianę potrzeb kadrowych bez konieczności wprowadzania drastycznych zmian w firmie.
Oszczędność kosztów związanych z outsourcingiem usług IT dla firm jest głównym powodem, dla którego firmy decydują się na outsourcing. Firmy oszczędzają na pracy, konfiguracji technologii, infrastrukturze i kosztach zatrudnienia. Ponadto, firmy oszczędzają na szkoleniach i wydatkach związanych z zatrudnianiem. Zatrudnianie wewnętrznego pracownika może być czasochłonne i wymagające. Musisz szukać kogoś z dużym doświadczeniem i takiego, który może zintegrować się z Twoją strukturą organizacyjną.
Outsourcing IT oferuje opłacalny dostęp do szerokiego zakresu umiejętności. W zamian za miesięczną opłatę można uzyskać stały dostęp do tych specjalistów. Pomimo oszczędności, właściciele firm często martwią się o prywatność, jakość usług i zarządzanie dostawcą. Jednak w branży outsourcingu IT obowiązują umowy o poziomie usług, dzięki czemu obie strony są świadome, czego mogą oczekiwać od drugiej.
Wyzwania
Obsługa informatyczna firm wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Jednym z głównych problemów jest sposób ochrony wrażliwych informacji. Sprzedawcy outsourcingowi muszą przestrzegać zabezpieczeń prawnych i technicznych, aby chronić szczegóły i IP firmy. Kluczowe jest również zapewnienie, że stosują się do przepisów, takich jak GDPR (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), które dotyczy obywateli UE. Ponadto dostawcy usług muszą przestrzegać przepisów, takich jak HIPAA, które mają zastosowanie do informacji związanych ze zdrowiem.
Kolejnym wyzwaniem jest zmiana procesów pracy. Outsourcing wymaga modyfikacji ról w organizacji klienta, w tym tworzenia nowych ról. Zarówno pracownicy wewnętrzni, jak i zewnętrzni muszą ocenić swoje umiejętności i zdolność do dostosowania się do nowych sposobów pracy. Aby przejście było jak najbardziej płynne, należy wdrożyć kompleksowy program komunikacji, aby zapewnić, że wszyscy interesariusze są świadomi zmian.
Brak doświadczenia w outsourcingu również może być wyzwaniem. Wiele firm nie ma zaplecza, aby skutecznie przekazać swoją wizję nowemu dostawcy. Sprzedawca z doświadczeniem i wiedzą w zakresie outsourcingu może pomóc zminimalizować wyzwania i zapewnić sukces projektu. Taki sprzedawca-ekspert może pomóc zdefiniować wymagania i zidentyfikować najlepszych kandydatów.
Zarządzanie kluczowymi talentami również może być wyzwaniem. Zatrudniając dostawcę do obsługi informatycznej firm, klient musi określić, kto jest najbardziej krytyczny i niezbędny dla projektu. Pracownicy ci powinni mieć przypisane konkretne role i podlegać jasnym wytycznym. Dostawca usług powinien również być w stanie utrzymać bazę wiedzy tych kluczowych pracowników.
Okres przejściowy
Jednym z najważniejszych etapów w outsourcingu IT jest okres przejściowy. Okres przejściowy to czas, w którym firma przechodzi od jednego dostawcy do drugiego, a czas ten może być bardzo wymagający. Wymaga on dokładnego odwzorowania infrastruktury wspierającej, a także starannego zarządzania umowami SLA. Kluczowe jest ustanowienie jasnej komunikacji w tym okresie.
Okres przejściowy jest niezbędny, aby umożliwić dostawcy przejęcie obowiązków związanych ze świadczeniem usług. W niektórych przypadkach oznacza to, że dostawca będzie musiał zmienić procedury, zarządzanie systemami, narzędzia do monitorowania, raportowania i inne. Może to również oznaczać zachowanie status quo przy jednoczesnym przekształceniu świadczenia usług.
W okresie przejściowym kluczowe jest utrzymanie wysokiego morale. Istotne jest zatrzymanie kluczowych pracowników, którzy mogą pomóc firmie w okresie przejściowym. Oznacza to zapewnienie im zachęt i pomoc w nawiązywaniu kontaktów. Okres przejściowy może być kosztowny. Należy pamiętać, że outsourcing wiąże się z ukrytymi kosztami, takimi jak wynagrodzenie. Do tego dochodzą ukryte koszty związane z przełączaniem sprzętu, w tym energia elektryczna, transfer danych i awaryjność.
Początek przejść może być uchwycony w narracjach, które opisują proces i podejście. Narracjom często towarzyszą graficzne reprezentacje sekwencji zdarzeń. Narracje opisują powody przejścia, które są podzielone na trzy kategorie. Powody te są następnie podkreślane na diagramie antecedent-consequence. Reprezentatywne cytaty również dostarczają wsparcia dla argumentów.
Koszty
Outsourcing IT może zaoszczędzić firmom pieniądze, ale wiąże się też z pewnym ryzykiem. Wiele organizacji korzysta z tradycyjnych technologii, ale niektóre przechodzą obecnie na nowsze, bardziej innowacyjne rozwiązania. Jednak nawet te technologie mają swoje koszty. Oprócz kosztów pracy, organizacje muszą również płacić za przestrzeń biurową i sprzęt. Co więcej, zatrudnianie pracowników może być ryzykowne. Podczas gdy niektóre kraje mają niższe stawki, często zapewniają jakość poniżej oczekiwań. Ponadto różnice kulturowe i strefy czasowe mogą powodować problemy z komunikacją.
Przeciętna 50-osobowa organizacja musiałaby zapłacić za obsługę informatyczną firm od 60 do 100 tys. USD rocznie. To około 100 dolarów na użytkownika rocznie. Niektóre firmy będą musiały również uiścić jednorazowe opłaty za sesje planowania strategicznych celów biznesowych i awaryjne wizyty na miejscu. Jednak oszczędności będą znaczne. Co więcej, organizacje, które zlecają obsługę IT sprzedawcom, prawdopodobnie zaoszczędzą pieniądze w dłuższej perspektywie, zwłaszcza jeśli nie będą musiały zatrudniać dodatkowych pracowników.
Koszty outsourcingu IT są bardzo zróżnicowane, a firmy muszą brać pod uwagę specyficzne wymagania swojej działalności. Niektóre firmy decydują się na outsourcing, ponieważ wewnętrzny dział IT jest przeciążony. Inne wybierają outsourcing jako sposób na zmniejszenie kosztów dużych projektów. Niektóre firmy korzystają z outsourcingu IT, aby wykorzystać strategiczną wiedzę technologiczną dostawcy outsourcingu IT.
Koszt outsourcingu obsługi IT dla firm zależy również od rodzaju dostawców i usług. Niektórzy dostawcy usług IT stosują stałe opłaty i modele współpracy, a niektórzy wymagają, aby klient zarządzał wszystkimi pracami. Inni mogą zatrudniać projektantów, inżynierów QA, kierowników projektów i projektantów UI/UX.
Usługi w chmurze
Usługi w chmurze zapewniają firmom wiele korzyści. Obejmują one centralne centrum danych, które jest skalowalne, elastyczne i bezpieczne. Dostawcy usług zarządzanych świadczą również wiele niestandardowych usług, takich jak bezpieczeństwo, integracja aplikacji i monitorowanie wydajności. Usługi te zostały zaprojektowane tak, aby umożliwić firmom wybór obszarów zainteresowania, które są najbardziej istotne dla ich modelu biznesowego i okoliczności. Oferują one również elastyczność w dostosowywaniu ilości zasobów w zależności od potrzeb.
Ponieważ chmura obliczeniowa staje się coraz bardziej powszechna, coraz więcej funkcji outsourcingowych wchodzi w jej zakres. Wielu ekspertów przewiduje, że w ciągu najbliższych siedmiu lub ośmiu lat ponad 50% wszystkich funkcji zlecanych na zewnątrz zostanie przeniesionych do usług opartych na chmurze. Zmieni to całkowicie sposób, w jaki firmy zlecają usługi informatyczne. W związku z tym wielu obecnych outsourcerów zaczęło odkładać część swojego budżetu na cele przejściowe.
Umowa pomiędzy dostawcą usług w chmurze a firmą musi uwzględniać te kwestie. Przede wszystkim, klient powinien mieć jasność co do własności danych. Jeśli klient przekazuje na zewnątrz dane wrażliwe, umowa powinna określać, kto jest właścicielem danych. Obejmuje to dane, które są dostarczane przez firmę, dane, do których dostęp uzyskuje się za pośrednictwem firmy, oraz dane wygenerowane lub zagregowane przez firmę. Umowa powinna również ograniczać prawa dostawcy do korzystania z danych.
Usługi w chmurze w zakresie obsługi IT dla firm mogą stanowić opłacalne rozwiązanie dla przedsiębiorstw. Ponieważ nie są one jedynymi dostawcami usług w chmurze, firmy mogą również uniknąć wydatków na szkolenie personelu IT. Może to być kosztowne, zwłaszcza jeśli firma zamierza intensywnie korzystać z chmury.
Model czasowo-materiałowy to struktura kontraktu, która pozwala na elastyczność. Model ten sprawdza się najlepiej w przypadku projektów długoterminowych ze zmianami wymagań i warunków rynkowych. Daje on również klientowi możliwość monitorowania harmonogramów pracy i zmian w miarę potrzeb. Model czasowo-materiałowy jest bardziej elastyczny niż modele ze stałą ceną.
Model czasowo-materiałowy jest korzystny dla projektów tworzenia oprogramowania. Pozwala na łatwe zmiany priorytetów i szybką zmianę harmonogramu prac. Głównym ryzykiem związanym z modelem czasowo-materiałowym jest nieuzasadniony wzrost liczby roboczogodzin. Sposobem na uniknięcie tego problemu jest podzielenie projektu na wiele mniejszych zadań. W ten sposób wykonawca może zrealizować więcej zadań w ramach określonego budżetu bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Model czasowo-materiałowy jest najlepszy dla dużych projektów, w których klient jest zaangażowany w proces. W tym modelu klient i sprzedawca ustalają mapę drogową projektu, ale rzeczywisty czas spędzony na wdrażaniu zaplanowanej funkcjonalności może się różnić od początkowych szacunków. Płatności dokonywane są co miesiąc za wykonaną pracę.
Zastosowanie modelu czasowo-materiałowego w outsourcingu projektów IT zapewnia większą elastyczność zarówno dla klienta, jak i dostawcy. Eliminuje konieczność długiej fazy planowania. W tym modelu klient płaci usługodawcy na podstawie kosztów materiałów i godzin spędzonych nad projektem. Model ten zapewnia również większą elastyczność klientowi w zakresie dostosowywania wymagań, zmiany kierunków czy włączania użytkowników w proces rozwoju.
Dane adresowe:
AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]
